Datenschutzerklärung Briefablage
Stand: 9. November 2026
Briefablage legt Ihre Post digital ab. Sie fotografieren einen Brief, die App liest ihn mit Hilfe einer KI und schlägt Aufgaben vor. Diese Erklärung sagt Ihnen, was dabei mit Ihren Daten geschieht. Sie ist bewusst kurz gehalten.
1. Verantwortlicher
Daniel Narum, ByDaniWP
Stühlingerstr. 30
79106 Freiburg im Breisgau
E-Mail: hello@bydaniwp.dev
Datenschutzbeauftragter: [nicht benannt / benannt: Name und Kontakt eintragen, siehe checkliste-dani.md]
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Konto: Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name (wenn Sie ihn angeben), Ihr Tarif, Ihr Einladungscode (falls Sie einen eingegeben haben), Zeitpunkt und Version Ihrer Einwilligung sowie Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen, der Zeitpunkt der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse. Wenn Sie ein Passwort wählen, speichern wir nur einen Hash des Passworts (Verfahren Argon2id), nie das Passwort selbst. Wenn Sie sich mit Google anmelden, speichern wir die von Google übermittelte Kontokennung (Abschnitt 4.5).
- Dokumente: die Fotos und Dateien, die Sie hochladen, dazu der erkannte Text und die Analyseergebnisse (zum Beispiel Absender, Dokumentart, Datum, Betrag, Frist, IBAN).
- Aufgaben und Ordner: die vorgeschlagenen und angenommenen Aufgaben, Ihre Ordner und Dokumentnamen.
- Nutzungsdaten: Zahl der Analysen je Monat, Ihre Einstellungen (zum Beispiel der gewählte KI-Anbieter).
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und Fehlermeldungen beim Aufruf der App. Diese Protokolle enthalten nie den Inhalt Ihrer Dokumente.
- Kamera: Die App fragt nur dann nach dem Kamerazugriff, wenn Sie ein Dokument aufnehmen. Das Bild wird nur als Dokument in Ihrem Konto gespeichert.
- Eigener KI-Schlüssel: Wenn Sie einen eigenen Schlüssel eintragen, speichern wir ihn verschlüsselt und zeigen ihn nie wieder an.
Ihre Dokumente können Angaben enthalten, die besonders geschützt sind, zum Beispiel Gesundheitsdaten in einem Arztbrief. Dazu holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Abschnitt 3).
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Konto, Anmeldung (E-Mail-Link, E-Mail mit Passwort oder Google), Ablage Ihrer Dokumente, Ordner, Aufgaben | Konto, Dokumente, Aufgaben | Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Schutz Ihres Kontos: Begrenzung von Anmeldeversuchen je IP-Adresse und Konto, Hinweis-E-Mail bei Passwortänderung | IP-Adresse, Zeitpunkt, E-Mail-Adresse | Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Analyse Ihrer Dokumente durch die KI, Aufgabenvorschläge | Dokumente, Analyseergebnisse | Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Enthält ein Dokument besonders geschützte Daten, zusätzlich Ihre ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO |
| Nachweis Ihrer Einwilligung | Zeitpunkt, Textversion | Rechtspflicht zum Nachweis, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Betriebssicherheit, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch | Technische Daten | Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| E-Mails zum Betrieb (Anmeldelink, Einladung, Fristerinnerung, Kontolöschung) | E-Mail-Adresse, Aufgabentitel | Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Erinnerungen per Push-Mitteilung (nur wenn Sie sie erlauben) | Aufgabentitel, Push-Kennung Ihres Geräts | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Abrechnung (erst nach der Testphase) | Zahlungs- und Rechnungsdaten | Vertrag und Rechtspflicht, Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
Einwilligung und Widerruf. Ohne Ihre Einwilligung in die Analyse analysieren wir nichts. Sie können Dokumente dann trotzdem ablegen und selbst benennen. Sie können die Einwilligung jederzeit in den Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Danach ist keine Analyse mehr möglich, Ihre Ablage bleibt bestehen. Was bis zum Widerruf geschehen ist, bleibt rechtmäßig.
Cookies. Wir setzen nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben (bis zu 90 Tage, oder bis Sie sich abmelden). Wir nutzen keine Werbung, keine Analyse- und keine Tracking-Dienste. Deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.
4. Empfänger Ihrer Daten
4.1 Hosting: Hetzner
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Hetzner betreibt unsere Server und den Speicher in Deutschland. Ihre Dokumente liegen dort nur verschlüsselt. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
4.2 KI-Anbieter
Zur Analyse senden wir jeweils ein Dokument (Bilder und erkannter Text) und die Liste Ihrer Ordner an den KI-Anbieter, den Sie unter Einstellungen › KI gewählt haben. Wir senden keine Kontodaten wie Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Der Anbieter liefert die Analyse zurück. Standard ist Claude über AWS in Frankfurt. Sie können in den Einstellungen wechseln. Die Anbieter im Einzelnen:
Standard: Claude (Anthropic) über Amazon Web Services, Frankfurt
| Anbieter | Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (AWS), mit dem Dienst Amazon Bedrock. Das Modell Claude stammt von Anthropic, läuft aber bei AWS. Anthropic erhält die Dokumente nicht. |
| Verarbeitungsort | Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland |
| Zweck | Lesen und Auswerten Ihres Dokuments, Aufgabenvorschläge |
| Speicherung | Keine. AWS speichert Eingabe und Antwort nach eigenen Angaben nicht. Das Dokument liegt nach der Antwort nur noch bei uns. |
| Training | Nein. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von Modellen genutzt. |
| Drittland | Nicht vorgesehen. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt. |
| Vertrag | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das AWS-Datenverarbeitungszusatz (DPA) ist Teil der AWS-Kundenvereinbarung: https://aws.amazon.com/compliance/gdpr-center/ |
Wählbar sind die Modelle Claude Haiku (Standard) und Claude Sonnet (genauer, teurer). Beide laufen am selben Ort.
Wahlweise: Anthropic Claude direkt (USA)
| Anbieter | Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Die Verarbeitung erfolgt bei Anthropic in den USA. |
| Verarbeitungsort | USA |
| Zweck | Lesen und Auswerten Ihres Dokuments, Aufgabenvorschläge |
| Speicherung | Anthropic speichert Eingaben und Antworten der API nach eigenen Angaben nicht über die Antwort hinaus. Eine kurze Aufbewahrung zur Missbrauchsprüfung kann nicht ausgeschlossen werden. [Aufbewahrungsdauer nach aktuellen Anbieterbedingungen vor dem Livegang eintragen] |
| Training | Nein. Anthropic nutzt API-Daten nicht zum Training. |
| Drittland | Übermittlung in die USA. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) im Datenverarbeitungszusatz des Anbieters, soweit der Anbieter zusätzlich nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, auch dieses (Art. 45 DSGVO). |
| Vertrag | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Teil der Commercial Terms: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms/dpa |
Wahlweise: OpenAI (USA oder EU-Projekt)
| Anbieter | OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irland, bzw. OpenAI, L.L.C., USA |
| Verarbeitungsort | USA, oder in der EU, wenn wir für Briefablage ein Projekt mit Region Europa nutzen. Die Einstellungen zeigen Ihnen, was gerade gilt. |
| Zweck | Lesen und Auswerten Ihres Dokuments, Aufgabenvorschläge |
| Speicherung | OpenAI bewahrt Eingaben der API bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung auf, sofern keine Ausnahme gilt. |
| Training | Nein. OpenAI nutzt API-Daten nicht zum Training. |
| Drittland | Bei Verarbeitung in den USA: Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) im Datenverarbeitungszusatz, soweit zertifiziert auch das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Bei einem EU-Projekt entfällt die Übermittlung. |
| Vertrag | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO: https://openai.com/policies/data-processing-addendum/ |
Wahlweise: Ihr eigener Schlüssel (Anthropic oder OpenAI)
Wenn Sie einen eigenen Schlüssel eintragen, läuft die Analyse über Ihr Konto beim gewählten Anbieter. Ihren Vertrag mit dem Anbieter, seine Preise und Ihre Einstellungen dort bestimmen Sie. Für Speicherung und Training gelten dann die Bedingungen Ihres Kontos beim Anbieter. Wir speichern und leiten das Dokument weiterhin selbst weiter und bleiben dafür verantwortlich. Sitz und Verarbeitungsort entsprechen den Angaben zu Anthropic und OpenAI oben, je nach Ihrer Wahl und Ihrem Projekt. Den Schlüssel speichern wir verschlüsselt, entschlüsseln ihn nur für die Analyse und schreiben ihn nie in ein Protokoll.
Wenn wir den Standardanbieter künftig wechseln müssen, informieren wir Sie vorher in der App und holen bei Bedarf Ihre Einwilligung neu ein.
4.3 E-Mail-Versand: Brevo
Anmeldelinks, Einladungen, Fristerinnerungen und die Bestätigung der Kontolöschung versenden wir über Brevo (Sendinblue GmbH, Berlin). Brevo erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Text der Mail, nie den Inhalt Ihrer Dokumente. Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir verschicken keine Werbung und messen nicht, ob Sie Mails öffnen.
4.4 Push-Mitteilungen
Wenn Sie Erinnerungen per Push erlauben, übermitteln wir Titel und Fälligkeit einer Aufgabe über den Push-Dienst Ihres Browsers oder Betriebssystems (je nach Gerät Google, Apple oder Mozilla). Der Text enthält keine Beträge und keine IBAN. Sie können Push jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten.
4.5 Anmeldung mit Google (nur wenn Sie diesen Weg wählen)
Sie können sich wahlweise mit Ihrem Google-Konto registrieren und anmelden (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei leiten wir Sie zu Google; Google erfährt, dass Sie sich bei Briefablage anmelden, und wann. Von Google erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine Kontokennung, mit der wir Sie beim nächsten Mal wiedererkennen. Mehr fragen wir bei Google nicht ab. Ihre Dokumente, Analyseergebnisse und Aufgaben gehen nie an Google. Besteht zu Ihrer E-Mail-Adresse schon ein Konto bei uns, wird Google als weiterer Anmeldeweg mit diesem Konto verknüpft. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Google ist für die Anmeldung in seinem Konto eigenständig verantwortlich. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy. Wer Google nicht nutzen möchte, registriert sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder mit dem Anmeldelink.
4.6 Zahlungsabwicklung
[Abschnitt für die Zeit nach der Testphase. In der Testphase gibt es keine Zahlung und keine Zahlungsdaten.
Später einzutragen: Google Play Billing (Google Ireland Limited, Dublin) für Käufe in der Android-App; Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin) für Käufe im Web; jeweils Zweck Abwicklung und Abrechnung, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, welche Daten wir erhalten (Tarif, Status, nie Kartendaten), Aufbewahrung der Rechnungsdaten nach Steuerrecht, Verweis auf die Datenschutzerklärung des Zahlungsdienstes.]
4.7 Weitere Empfänger
Andere Empfänger gibt es nicht. Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt nur, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.
5. Übermittlung in Drittländer
Mit dem Standardanbieter (AWS Frankfurt) verlassen Ihre Daten Deutschland nicht. Nur wenn Sie selbst einen Anbieter mit Verarbeitung in den USA wählen oder einen eigenen Schlüssel dafür eintragen, werden Dokumente in die USA übermittelt. Rechtsgrundlage sind Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und, soweit der Anbieter zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Die App weist Sie beim Wechsel auf einen solchen Anbieter ausdrücklich darauf hin. In den USA gelten andere Datenschutzregeln als in der EU. Ein Zugriff von US-Behörden lässt sich dort nicht völlig ausschließen.
6. Speicherdauer und Löschung
| Was | Wann gelöscht |
|---|---|
| Dokument, das Sie löschen | Es liegt 30 Tage im Papierkorb. Dann wird es endgültig gelöscht, samt Datei, erkanntem Text, Analyse und zugehörigen Aufgaben. Aus dem Papierkorb können Sie es jederzeit sofort endgültig löschen oder wiederherstellen. |
| Ihr Konto, wenn Sie es löschen | Sofort: Zugang, Dokumente, Aufgaben, Ordner, Einstellungen, Ihr verschlüsselter KI-Schlüssel und der Datenschlüssel Ihres Kontos. Es gibt keinen Papierkorb für das Konto. |
| Datenbank-Sicherungen | Sie enthalten gelöschte Daten noch bis zu 30 Tage und werden dann überschrieben. Wird eine Sicherung eingespielt, löschen wir Ihre Löschungen erneut. |
| Technische Protokolle (IP-Adresse, Fehler) | Nach 14 Tagen |
| Anmelde-, Bestätigungs- und Passwort-Links | Nach Gebrauch, spätestens nach 24 Stunden |
| Zähler für Anmeldeversuche (IP-Adresse) | Nach 24 Stunden |
| Eingaben beim KI-Anbieter | Je nach Anbieter, siehe Abschnitt 4.2. Beim Standardanbieter gibt es nichts zu löschen. |
| Abrechnungsdaten (erst nach der Testphase) | Nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bis zu zehn Jahre |
Bei Kontolöschung schicken wir Ihnen eine Bestätigung per E-Mail. Danach löschen wir auch Ihre E-Mail-Adresse.
7. Sicherheit und Verschlüsselung
- Ihre Dateien werden vor dem Speichern verschlüsselt (AES-256). Jedes Konto hat einen eigenen Datenschlüssel. Der Speicheranbieter sieht nur verschlüsselte Daten.
- Die Übertragung zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern ist per TLS verschlüsselt.
- Zugriff auf Ihre Dokumente hat nur Ihr Konto.
- Protokolle enthalten keine Dokumentinhalte.
- Passwörter speichern wir nur als Hash (Argon2id). Nach zu vielen Fehlversuchen wird die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Jede Passwortänderung melden wir Ihnen per E-Mail.
Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das können wir nicht anbieten, und wir sagen Ihnen auch warum: Damit die KI Ihr Dokument lesen kann, muss unser Server es zur Analyse entschlüsseln. Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung könnte das nicht einmal der Server. Wir können Ihre Dokumente also technisch lesen, tun das aber nicht, außer Sie bitten uns im Supportfall ausdrücklich darum.
8. Automatisierte Verarbeitung
Die KI liest Ihre Dokumente und schlägt Ordner und Aufgaben vor. Das ist keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO ist nicht einschlägig). Ob Sie einen Vorschlag annehmen, entscheiden allein Sie. Die KI kann sich irren. Bitte prüfen Sie Beträge, Fristen und Namen. Briefablage ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16),
- Löschung (Art. 17),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20), das heißt einen ZIP-Export Ihrer Dokumente und Daten,
- Widerspruch gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21),
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).
Löschen und Export finden Sie in den Einstellungen. Für alles andere schreiben Sie an hello@bydaniwp.dev. Wir antworten innerhalb eines Monats.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Die Angabe Ihrer Daten ist für den Vertrag erforderlich. Ohne Konto können wir die App nicht bereitstellen. Ohne Einwilligung in die Analyse können Sie Dokumente nur ablegen.
10. Kontakt und Stand
Fragen zum Datenschutz: hello@bydaniwp.dev
Stand dieser Erklärung: 9. November 2026 (Version 2026-11-09.1; ergänzt um Anmeldung mit Passwort und mit Google, Abschnitte 2, 3, 4.5, 6 und 7). Wenn wir sie ändern, steht die neue Version hier. Betrifft die Änderung Ihre Einwilligung, fragen wir Sie in der App neu.
Fassung 2026-11-09.1, Stand 2026-11-09. Entwurf zur Freigabe durch Dani, keine anwaltliche Prüfung.